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近日，北京市国税局第一稽查局对某大型企业A公司实施了纳税检查。在对经销商费用核实的过程中，税务人员发现，此类费用涉及收款方数量多、单笔款项小、合计金额达到3000万元，而用作原始凭证入账的仅是经销商开具的收据。大量“白条”引起了税务人员的高度重视，就此展开了深入调查。
经查，A公司主营业务为销售自有产品，业务范围覆盖全国各地，推广渠道以经销商为主。为了提高经销商的积极性，在与经销商签订的业务合同中约定，年度销售工作结束后对经销商开展综合评估，对符合条件的经销商给予奖励，具体奖励金额为经销商年度完成销售量的一定比例。但是，税务人员发现，A公司向经销商支付的奖金，大量使用“白条”入账，非常不合规。对此，A公司财务人员解释，与经销商签订的业务合同中包含了保证金条款，经销商购买商品，并根据认购数量向A公司缴纳保证金。随着认购数量的增加，要求缴纳的保证金也会相应增加，合同终止时A公司将全额退还所收保证金。经销商若满足奖励条件，为简化程序，会要求A公司通过冲减保证金的方式兑现奖励，并开具收据。
核实以上情况后，检查组认为，尽管A公司该项费用没有产生实际资金流动，但依照“实质重于形式”的原则，A公司的做法应拆分为两项业务处理：一是收取经销商保证金，二是向经销商支付奖励。两项业务虽然均以收据作为原始凭证入账，但处理方式却有着本质区别。在企业的实际经营中，由于各种原因，使用“白条”作为原始凭证入账的情况是存在的。若以虚构的“白条”列支费用，属于逃避财务监督或偷漏税款的一种舞弊手段，要承担相关的法律责任。对类似本案例中内容真实、有实际业务背景的“白条”在企业的会计账中记载，应如何处理呢?
根据税收征管法第十九条规定，纳税人、扣缴义务人应根据合法、有效凭证记账。发票管理办法第二十四条规定，任何单位和个人应当按照发票管理规定使用发票，不得以其他凭证代替发票使用。因此，若企业以账簿作为纳税依据，且以“白条”作为税前扣除的凭证不符合上述规定。同时，对于未按照规定取得发票的单位和个人，税务机关可以根据发票管理办法第三十六条规定，由税务机关责令限期改正，没收非法所得，并处1万元以下的罚款。此外，若企业不以账簿作为纳税依据，或者不以取得的“白条”作为税前扣除的凭证，对双方税款不产生影响，则无须在企业所得税前调整。
A公司收取经销商保证金在“其他应收款”科目中核算，且在合同终止时全额向经销商返还，跟押金性质相似，属于企业之间的正常往来款项。可以看出，取得的收据在财务处理中作为原始凭证是合理的，该事项不影响损益，对税款征收无影响。但是，A公司向经销商支付的奖励已计入销售费用中，直接减少了当年度企业所得税应纳税所得额，以收据作为税前扣除凭证是不符合上述规定的。因此，税务机关对该部分作出了纳税调整的处理意见，A企业最终补税750万元。
其实，A公司并非只有“白条”入账一条路可走。《国家税务总局关于商业企业向货物供应方收取的部分费用征收流转税问题的通知》（国税发〔2004〕136号）规定，对商业企业向供货方收取的按商品销售量一定比例的各种返还收入，均应按照平销返利行为的有关规定冲减当期增值税进项税金。《国家税务总局关于纳税人折扣折让行为开具红字增值税专用发票问题的通知》（国税函〔2006〕1279号）规定，纳税人销售货物并向购买方开具增值税专用发票后，由于购货方在一定时期内累计购买货物达到一定数量，或者由于市场价格下降等原因，销货方给予购货方相应的价格优惠或补偿等折扣、折让行为，销货方可按规定开具红字增值税专用发票。因此，A企业向经销商支付的款项只要符合上述规定，可开具增值税红字发票，冲减当期销项税额及销售收入，这样就没有税务风险了。
无论是供货企业还是经销商，无论是销售方还是购买方，都应对交易流程进行仔细审核，开具或取得合法、有效凭证，采用符合税法规定的方式对交易进行账务处理，减少税收违法的可能性，也减少不必要的损失。尤其是大型企业，更应提高风险防范意识，主动提升税法遵从度，降低税务风险。
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